10. März 2025

Eine digitale Hilfskraft im Büro kann zeitintensive Arbeiten übernehmen und so das Personal spürbar entlasten (Teil 2)
Ein Beispiel für den Einsatz von KaI – unsere Abkürzung für eine Assistenz mit künstlicher Intelligenz – haben wir uns im Beitrag der IKZ 12/2024 angeschaut: ein KI-unterstützter Anrufbeantworter. Wenn Sie diesen Artikel verpasst haben, dann sollten Sie ihn unbedingt zuerst lesen (in der gedruckten Ausgabe oder auf ikz.de). Da nun jeder weiß, wer oder was KaI ist, ändere ich die Schreibweise zu einer Lesbareren – aus KaI wird Kai.

Schauen wir uns in dieser Ausgabe an, welche anderen Aufgaben Kai noch so erledigen kann. Grundsätzlich kann Kai…

Routineaufgaben übernehmen,
also wiederkehrende Arbeitsaufgaben, die regelmäßig und mit immer gleichen Arbeitsschritten ausgeführt werden und keinen großen Denkaufwand erfordern und deshalb auch häufig als lästig empfunden werden. Beispiele sind:

• das Schreiben von Protokollen,
• das Verarbeiten von Lieferscheinen, Rechnungen und Zahlungen,
• die Datensynchronisierung zwischen unterschiedlichen Systemen,
• die Vereinbarung von Wartungsterminen,
• die Bestellung von Materialien,
• die Erstellung von Angeboten.

Aber Kai kann auch überall helfen, wo auf …

Basis von Daten Entscheidungen getroffen werden müssen.
Zu nennen sind hier Finanz- oder Marktanalysen, Planungen, Trendrecherchen oder Prognosen. Das kann beim SHK-Betrieb die Verfügbarkeit von Lagermaterialien sein. Kai vergleicht jeden Auftrag mit dem aktuellen Lagerbestand und meldet, wenn die notwendigen Materialien nicht vorhanden sind, sodass automatisiert Bestellungen ausgelöst werden können – und sogar noch dem jeweiligen Auftrag zu geordnet werden und die Mitarbeitenden beim Beladen des Fahrzeuges wissen, was sie alles mitnehmen müssen.
Bei der Personaleinsatzplanung sind unterschiedliche Faktoren zu berücksichtigen: ob der Mitarbeitende anwesend oder abwesend ist, welche Aufträge zu erledigen sind, das Wetter; aber auch die Verfügbarkeit der Kundschaft. Hier kann Kai unter Berücksichtigung der verschiedenen Faktoren eine optimale Personaleinsatzplanung erstellen.
Die vorrauschauende Wartung ist ein weiteres Beispiel. Dabei werden von Kai Leistungsdaten von Maschinen oder Geräten analysiert und potenzielle Ausfälle vorhergesagt, bevor diese auftreten. So stehen die Geräte auch immer einsatzbereit zur Verfügung.
Aber auch unklare und fehlerhafte Leistungsverzeichnisse bergen ein großes Risiko für einen Betrieb und die Analyse ist sehr aufwendig. Deshalb kann Kai die Analyse der Leistungsbeschreibungen auf Potenziale, Risiken und Unklarheiten übernehmen.
Die Verarbeitung von unstrukturierten Daten auf dem eigenen Server ist mit Kai in Echtzeit möglich. Kai kann Ihnen zum Beispiel sagen, wann und wo ein bestimmtes Produkt bisher verbaut wurde und auch den Einkaufspreis dazu nennen. So kann Kai auch…

bestehende Abläufe vereinfachen.
Das kann die Bilderkennung im Rechnungswesen sein, bei der die Lieferantendetails und Einzelposten mühelos von Kai ausgelesen werden und so das Kostenmanagement und die Kreditorenbuchhaltung automatisiert wird. Oder auch das Ausgabemanagement in Verbindung mit den Bankauszügen erstellt werden kann. Scannen, kopieren, kontieren und einlesen ist dadurch nicht mehr erforderlich.
Kai kann für deutlich mehr Bequemlichkeit sorgen, denn Kai lernt aus unserem Verhalten auch ohne unser Zutun. Hierzu ein Beispiel: Meist ist das Smartphone – in dem Kai wohnt – mit dem Auto gekoppelt. Kai weiß, dass Sie mittwochs immer zum KI-Frühstück des Mittelstand-Digital Zentrums Handwerk fahren. Setzen sie sich an diesen Tagen ins Auto, zeigt Kai Ihnen an, wie lange Sie bis zum KI-Frühstück benötigen. Wenn Sie an einem Mittwoch jedoch nicht morgens, sondern vier Stunden später ins Auto steigen, bekommen Sie keine Information. Die KI hat gelernt, dass das Frühstück morgens stattfindet und Sie zu später Stunde nicht dorthin fahren würden. Kai hat viele Kompetenzen und kann auch noch…

kreativ sein.
Kai kann nicht nur Texte schreiben, sondern auch Bilder generieren. So unterstützt Kai bei einer Tischlerei als Assistent für Möbelinspiration. Mit Hilfe eines KI-gestützten Chatbots kann die Kundschaft ein Bild vom gewünschten Möbelstück erstellen. Mit diesem Generator möchte die Tischlerei die Kundschaft bei der individuellen Möbelgestaltung unterstützen und die Planung im Hause beschleunigen.
Kai entwickelt individuelle Produktideen, aber auch neue Geschäftsmodelle. Überlegen Sie einmal, was Sie noch anbieten können neben Ihren bisherigen Produkten oder Dienstleistungen unter Berücksichtigung der vorhandenen Kompetenzen, Materialien und Werkzeuge. Ein dazu passendes Beispiel sehen Sie im Supermarkt. Auf den vorhandenen Monitoren wird nicht mehr nur Werbung für die eigenen Produkte gemacht. Die Flächen können von anderen Marken gebucht werden und die Kai schaltet die passenden Anzeigen automatisch je nach Topseller, Wetter, Jahreszeit, anstehende Feiertage etc. Eine neue Geschäftsidee, die Einnahmen für den Supermarkt generiert.
Lassen Sie uns überlegen, wo Kai bei Ihnen zum Einsatz kommen kann. Deshalb interessiert mich und dem Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk, was Sie in Ihrem Arbeitsalltag so richtig nervt. Wo hätten Sie gern Kai als Unterstützung? Welche Aufgabe kann Kai übernehmen oder so vorbereiten, dass Sie die Inhalte nur noch freigeben müssen? Gern sind wir behilflich bei der Vermittlung Ihrer neuen Arbeitskraft namens Kai. Schicken Sie uns einfach Ihre lästigen Themen und wir schauen, wie wir Ihnen weiterhelfen können. Nutzen Sie dafür den QR-Code.
Wir sind gespannt, wie wir Ihnen und Ihren Mitarbeitenden weiterhelfen können, sodass Sie und Ihr Team wieder Zeit und Freiheit haben, sich mit kreativen, handwerklichen oder schöneren Aufgaben zu beschäftigen.
In der nächsten Ausgabe werden wir uns mit den einzelnen Kompetenzen von Kai beschäftigen, damit klar wird, warum Kai etwas kann. Und wenn es Ihnen bis dahin zu lange dauert, dann melden Sie sich einfach bei uns – dem Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk.
Bitte denken Sie beim Einsatz von KI immer daran: KI ist nur ein Algorithmus und hat keine Intelligenz. Das heißt, KI macht Fehler. KI ist nur eine Assistenz, nutzen Sie diese als Copilot und nicht als Autopilot!

Autorin: Dr.-Ing. Martina Schneller, Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk, Schaufenster Krefeld

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